40 años
desde su fundación en 1986
Dependencia de personas clave. A veces una herramienta puede dar más trabajo del que ahorra.
<7.000
facturas emitidas al año
>9.000 m²
De superficie de almacén
”Mi contable se jubila y necesito automatizar los procesos de oficina, especialmente la facturación y la gestión contable.
Responsable de N.H., distribuidora de neumáticos en Aragón
Ficha del caso
SECTOR
Distribución y venta de neumáticos, con especialidad agrícola
SERVICIO
Proyecto de Mejora Operativa
RESULTADO
Hoja de ruta priorizada y criterios para elegir ERP antes de invertir
Resumen del caso
N.H. es una empresa familiar aragonesa, con más de 40 años de historia, que distribuye neumáticos a talleres, vende a particulares y monta en su propio taller.
Ante la jubilación de su contable veterano planteó automatizar la oficina; Marenza entrevistó a todo el equipo, comprobó que el ERP obligaba a compensar con trabajo manual y entregó cuatro alternativas ordenadas, una hoja de ruta y criterios para elegir proveedor.
01
Qué necesitaba resolver la empresa
H. combina distribución a talleres de varias comunidades, venta directa sin cita previa y un taller propio de montaje. Trabaja con cientos de referencias y entrega en pocas horas dentro de su zona de influencia.
La señal de alarma fue la jubilación de su contable veterano, porque nadie tenía claro cómo traspasar lo que esa persona hacía cada día. La primera respuesta encajaba con el perfil técnico de la casa, donde uno de los responsables ya construía herramientas propias con Python e IA: sumar automatizaciones puntuales, como un asistente que verificara facturas de transporte, un script que detectara rappels de compra y una app móvil para gestionar pedidos en almacén.
Antes de construirlas, resultaba clave comprobar si esas piezas atacaban la causa del problema o solo sus síntomas más visibles.
02
Cómo se descubrió el funcionamiento de la oficina
Entrevistas con cada persona que tocaba la operativa
Se dedicaron varias sesiones a escuchar a administración, contabilidad, facturación y almacén. Cada persona describía su parte con total normalidad, pero al cruzar los relatos apareció un patrón que nadie podía ver desde su puesto: durante años se había construido una capa de procesos manuales y personas para compensar las limitaciones de un ERP desarrollado a medida en los años 90.
Algunos ejemplos concretos:
01
La conciliación bancaria se hacía imprimiendo el extracto y marcando a mano cada apunte.
02
Las facturas se imprimían y se separaban en carpetas por quincenas para generar la remesa.
03
La ubicación de cientos de neumáticos en tres almacenes y la asignación de transportista dependían de la memoria de una persona.
04
El cálculo de circunferencias para conjuntos de ruedas estrechas de tractor lo dominaba una sola persona, y un error podía costar entre 4.000 y 5.000 euros.
El ERP funcionaba como registro final de lo que las personas ya habían procesado fuera de él, no como sistema de gestión.
Poner nombre al problema con sus propios ejemplos
El momento decisivo llegó al devolver al equipo su propio relato, con datos concretos. Una responsable de administración lo reconoció de inmediato:
”Si llegamos a hacer solo la mitad, flipo, o sea, flipo
No lo habían visto antes porque lo habían normalizado.
El coste también se hizo visible: la revisión albarán por albarán ocupaba entre una y dos horas diarias para encontrar un error a la semana, y las conciliaciones se acumulaban durante meses hasta requerir semanas de cuadre.
03
Qué se propuso: cuatro caminos ordenados por ambición
En lugar de imponer una solución, se presentaron cuatro alternativas, de menor a mayor alcance:
01
Mantener el sistema actual y automatizar las tres o cuatro tareas más urgentes.
02
Reorganizar el reparto de trabajo sin cambiar herramientas.
03
Incorporar un software contable moderno manteniendo el ERP.
04
Migrar conjuntamente ERP y contabilidad a una plataforma moderna e integrada
Se recomendó la cuarta opción
Una sola transformación profunda resulta más inteligente que dos cambios en momentos distintos, porque el coste en tiempo y adaptación del equipo se paga una vez.
Lo que sí compensa construir a medida
Tres piezas justificaban desarrollo propio por requerir lógica específica del negocio:
- Herramienta que asigna transportista según código postal, peso y tamaño
- Cuadro de mandos de almacén conectado al ERP
- Calculadora de conjuntos estrechos que documenta el conocimiento antes de la jubilación
Son las piezas donde el talento técnico interno aporta más valor, sobre una plataforma moderna que ya resuelve lo estándar.
04
Resultados
H. cerró el proyecto sabiendo exactamente qué tenía y qué necesitaba, antes de gastar en herramientas.
01
Se evitó seguir construyendo automatizaciones sobre un ERP que iba a quedar obsoleto, con la deuda técnica y la dependencia que eso implica.
02
Por primera vez se estimó el coste real del trabajo manual: sumaba muchas horas diarias de cuatro personas.
03
La empresa dispone de una hoja de ruta priorizada: qué cambiar primero, por qué en ese orden, qué construir internamente y qué buscar en el mercado.
04
Cuenta con criterios para elegir proveedor de ERP: base amplia de clientes, actualizaciones continuas y ausencia de dependencia de un equipo pequeño que pueda desaparecer.
05
Qué puede aprender una empresa en una situación parecida
Automatizar un síntoma aporta poco cuando la causa está en el sistema central.
Antes de comprar o programar, compensa entrevistar a quien opera cada paso, porque cada persona ve solo su tramo.
