Mucho trabajo poco rentable Encargos que se comían el beneficio

Resumen del caso

B.F. es una empresa familiar gallega de barnizado y lacado de madera, con siete personas y más de veinte años de historia.

Tenía trabajo de sobra y pensaba que necesitaba un ERP; Marenza dirigió primero el cálculo del coste real por trabajo, que dio unos 60 euros por hora efectiva, diseñó una calculadora de presupuestos y abordó después la implantación del sistema de gestión sobre procesos ya revisados.

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Qué necesitaba resolver la empresa

B.F. contaba con tres cabinas en funcionamiento, clientes recurrentes y una demanda creciente de carpinterías de la zona. Sin embargo, al cerrar cada ejercicio los números no cuadraban. La tarifa se había ido parcheando durante veinte años desde una base heredada, los presupuestos se calculaban a mano y la información crítica vivía en la cabeza de la propietaria, en libretas y en hojas de papel.

La propietaria intuía que ciertos trabajos no eran rentables, pero no tenía datos para demostrarlo. Su hipótesis era que unas herramientas mejores permitirían organizarse, delegar y liberar tiempo, de modo que se planteó un ERP, la digitalización de órdenes de trabajo y albaranes y una mejor herramienta de facturación.

La intuición era correcta, pero incompleta. Antes de elegir sistema convenía responder a una pregunta previa: cuánto costaba realmente cada tipo de trabajo.

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Cómo se abordó

El proyecto comenzó por medir el coste real y los tiempos de trabajo. Con esa información se revisaron los presupuestos, los procesos de gestión y el enfoque comercial.

Primero, el coste real de cada trabajo

Se calculó el coste hora efectivo de la empresa, con salarios, Seguridad Social, autónomos, alquiler, suministros, materiales, seguros, vacaciones y tiempos no productivos. El resultado, unos 60 euros por hora efectiva, era una cifra que la propiedad no tenía cuantificada y que resultó más alta de lo esperado.

Después, los operarios cronometraron trabajos reales durante varias semanas. Los trabajos de particulares representaban solo el 21 % de los encargos, pero consumían más del 50 % del tiempo. Algunos trabajos complejos costaban internamente hasta cinco veces más de lo que se presupuestaba.

La empresa no perdía dinero por falta de trabajo, sino porque parte de ese trabajo consumía tiempo y margen sin estar bien valorado.

Una calculadora de presupuestos basada en el coste real

Se desarrolló una calculadora que utiliza las medidas, el material, el acabado y la complejidad para estimar tiempos y costes. Se contrastó con trabajos reales y se ajustó para apoyar la presupuestación, revisar tarifas y analizar la rentabilidad por cliente.

Un ERP adaptado al funcionamiento del taller

Se abordó la implantación del ERP a partir de una revisión del trabajo real en el taller. Se definió el recorrido desde el presupuesto o la entrada directa de piezas hasta la orden de trabajo, la entrega y la factura, contemplando también los encargos que llegaban sin presupuesto previo.

Se concretaron los datos de cada orden: cliente, referencia del encargo, piezas, cantidades, medidas, acabado, fechas y prioridad. También se definieron las fases de producción y los puntos de control, para que el sistema reflejara cómo se ejecutaba cada trabajo y qué información debía pasar de taller a administración.

Una operativa preparada para delegar

Se definió qué debía registrar y gestionar cada persona, cómo se comunicaban el taller y administración y qué información necesitaba la dirección para supervisar los trabajos. La recepción de piezas, las prioridades, los cambios de estado y la preparación de las entregas se abordaron como partes de un mismo proceso.

El objetivo fue que el seguimiento dejara de depender de preguntar a la propietaria o reconstruir lo ocurrido entre papeles y conversaciones. Esta organización se trasladó a la definición funcional de Odoo, con responsabilidades y accesos adaptados a cada puesto.

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Resultados

El trabajo dejó una base de costes y presupuestos con la que tomar decisiones y avanzar en la digitalización sobre procesos revisados.